Fokus – Tipps für deine Produktivität

Vermutlich kennen es die meisten selbst aus dem Alltag. Man lässt sich leicht ablenken oder prokrastiniert so vor sich hin. Das ganze lässt sich mit ein paar kleinen Tipps und kniffen relativ leicht in den Griff bekommen. Wir zeigen dir, wie du deinen Fokus wiederfindest und deine Produktivität auf hohem Maße erfolgreich hältst.

Du musst dich jeden Tag erneut motivieren und selbst bestärken. Kein Tag ist wie der andere und will gemeistert werden.

Fazit

Keep it clean! Keep it simple!

Das erklärt eigentlich schon das Grundlegende. Man muss sich grundsätzlich einfach organisieren und verschafft sich damit einen Überblick über das große Ganze und einen Vorteil. Generell solltest nur 1-2 Fokusaufgaben (2-3 Std.) am Tag erledigen. Du wirst selbst merken, sobald du besser organisiert bist und strukturierter arbeitest wird sich der ganze Prozess verbessern und straffen. Und nicht vergessen auch mal Nein zu sagen. Viele werden mit Aufgaben bombardiert, aber sagen nicht Stop oder nein. So werden die Listen immer länger. Lern das zu vermeiden.

Das Grundlegende

Generell sind wir uns vermutlich einig: Die Grundlagen müssen stimmen. Dort beginnt die Hauptschwierigkeit meist schon. Du musst also wissen

• was du tun willst,
• wie du es tun willst und im Idealfall
• wann du es tun willst.

Um möglichst strukturiert ans Werk zu gehen, empfehle ich ein „Fokusprojekt“. Ob das nun für eine Woche steht, oder täglich wechselt ist dabei egal. Im Idealfall hast du schon einen Überblick was du für dieses Projekt tun willst, dann ordne die Aufgaben nach Prioritäten. Ich arbeite mit A, B und C Prios.

Prio A stellt dabei immer das Fokusprojekt eines Tages dar und wird zu erst erledigt. Im Idealfall findet das immer am Anfang des Arbeitstages statt. Bei mir ist das der Kunde bzw. das Projekt was am aktuellsten erledigt werden soll. Das liegt zum einen an Deadlines oder an Zuarbeiten die für andere Beteiligte wichtig sind. Prio A muss an dem Tag auf jeden Fall erledigt werden bzw. soweit vorangetrieben werden bis Zuarbeiten durch andere nötig werden. Dennoch sollte diese Fokusaufgabe nur 2 bis 3 Stunden durchgeführt werden, da die Konzentrationskurve abfällt.

Prio B sind immer noch Wichtige, aber eventuell verschiebbare Dinge für das nächste Projekt. Wenn also meine Prio A für den Tag abgearbeitet ist, oder in Wartestellung weil ich auf Zuarbeit warte, geht es mit Prio B weiter. Hier kann ich dann in Ruhe Dinge abarbeiten und recherchieren für weiterführende Arbeiten. Eine Priorisierung sollte immer stattfinden, damit die Aufgabenliste nicht zu lang wird. Natürlich behindert man sonst das Vorankommen der Prio A Tasks, da Prio B Aufgaben meist folgen. Es entstehen im Laufe der Projekt- und Prioplanung immer gewisse Abhängigkeiten. Das ist total normal.

Prio C verwende ich immer für „Kleinigkeiten“ und Dinge die ein Projekt unterstützen, aber nicht essentiell dafür verwendet werden müssen. Also kann Prio C an einem Arbeitstag oder an zwei Arbeitstagen auch ruhig ausfallen, ohne das ich Probleme mit einem Projekt bekommen. Man sollte diese Tasks also abarbeiten, wenn man wirklich Zeit dafür hat.

Aber, Achtung: Immer auf die Tasks der Projekte achten. Vielleicht verschiebt sich ein Prio C Tasks in Prio B oder A. Warum? Die Wichtigkeit im Projekt steigt eventuell und der Arbeitsschritt wird essentiell für die Weiterentwicklung des Projekts oder ähnliches.

Tagesabschluss

Wir halten einen Tagesabschluss für sehr wichtig. Nur so kontrollierst du dich nochmal selbst und schließt auch mit diesem Arbeitstag ab. Durch das nochmalige durchgehen deiner ToDo-Liste kannst du gleich eine Aufgabenliste für den nächsten Tag erstellen. So hast du deine Prioritäten weiterhin im Fokus und verzettelst dich nicht.

Als Bonus, kann man sich an dieser Stelle auch überlegen, was am Tag gut gelaufen ist. So konzentriert man sich bewusst auf die Stärken – des Tages.

Notizen!

Ich sorge stets dafür das sich ein Notizblock in meiner Nähe befindet. Ob nun kleine Notizzettel, ein Block oder die digitale Liste, ist jedem selbst überlassen. Unterwegs tut es auch mein Handy mit Evernote. Wenn mir in der Fokuszeit während der Prio A oder B Aufgaben etwas wichtiges oder nützliches einfällt, notiere ich es direkt. Allerdings wirklich nur kurze Notizen, um später wieder einen Draht zur Idee/Notiz zu finden. So reißt man sich nicht ganz aus der gerade aktuellen Aufgabe heraus und denkt nicht nur über die neue Idee nach. Also notieren, zurück an die aktuell fokussierte Aufgabe. Dennoch geht nichts verloren.

Notizen sollten dabei allerdings klar uns aussagekräftig formuliert werden. Benötigen zumeist einige Verben. Das hilft auch nach einigen Wochen, die Aufgaben noch zu verstehen:

Anstatt: Fokus-Artikel

Besser: Fokus-Artikel komplettieren

Oder gar: Fokus-Artikel ins WP einstellen | René zur Kontrolle geben

Clean Desk Policy

Ich finde! Nichts ist nerviger als verzweifelt Notizen, wichtige Unterlagen oder selbst Stifte auf dem Schreibtisch suchen zu müssen. Viele Schreibtische versinken in einem Wust aus Papierkram, Magazinen, Zeitungen und wer weiß was. Aber warum? Die Leute sind meist gar nicht faul. Viel mehr liegt der Fokus eben nicht auf einem sauberen Schreibtisch. Aber in einigen Unternehmen wird ein aufgeräumter Schreibtisch vorausgesetzt, nicht immer nur aus ästhetischen Gründen. Viele denken gar nicht an Datenschutz, denn interne Unterlagen sollten vielleicht nicht für jeden Kollegen sichtbar sein. Oder gar für Außenstehende.

Generell hilft ein aufgeräumter Schreibtisch, mit einer sauberen Ablage, bei den täglichen Aufgaben.

Ich verwende unter meinem Schreibtisch ein Fachsystem und ordne dort nach wichtiger Post, zu erledigen, Magazine/Zeitschriften zum lesen, (wichtige) Unterlagen und Postausgang. Alles was erledigt ist und in einen Ordner gehört, gehört auch umgehend in einen Ordner 😉 So lenkt der Schreibtisch einen weniger ab und man findet wirklich alles wieder.

Je unaufgeräumter die Umgebung ist, desto eher wird man abgelenkt.

Werkzeuge für deine To-do-Liste

Trello – Ideal für Teams

Ich arbeite sehr gern mit Trello, es erleichtert meine Vergabe der Prioritäten und vor allem das Festhalten aller nötigen Tasks für Projekte. Es ermöglicht mir, verschiedene Projekte übersichtlich aufzuteilen und diese Tasks entsprechend abzuarbeiten. So ermöglicht Trello z.B. kommentieren von Aufgaben, einfügen einer detaillierten Beschreibung, im Team entsprechenden Personen zuordnen, festlegen von Fristen und anlegen von Checklisten. Aber auch die Möglichkeit Dateien anzuhängen nutze ich sehr oft. Wenn ich das Projekt wechsle, kann ich das sehr einfach mit zwei Klicks erledigen und muss nicht irgendwelche umständlichen Wege gehen.

Evernote – Halte alles fest

Ich empfehle gern Evernote, weil dieser webbasierte Notizdienst all deine Notizen an einem Platz zugänglich macht. Er synchronisiert sich auf all deinen Geräten, egal ob Smartphone oder PC. Du bist immer aktuell! Mit Evernote kannst du deine Notizen anlegen, ordnen und mit Screenshots, Bildern, Dokumenten etc. versehen. Mit mehreren Notizbüchern sorgst du für eine gute Aufteilung zwischen einzelnen Projekten. Indem du die Notizen mit Tags versiehst, findest du alles schnell wieder. Zudem können Notizbücher anderen freigegeben werden. Dadurch kann man mit mehreren Personen an Notizen arbeiten.

Du kannst dich hier bei Evernote anmelden.

René hat ebenfalls lange mit Evernote gearbeitet und testet seit geraumer Zeit Google Notizen.

Teamwork

Bei diesem Tool ist Name wirklich Programm. Teamwork eignet sich ideal um im Team Projekte umzusetzen. Es ermöglicht die Aufteilung von Projekten und die Auswertung der Prozesse. Aufgaben können einer bestimmten Person zugeordnet werden. Neben einer Beschreibung zum Task, können Dateien hochgeladen und die Aufgaben kommentiert werden. Mit Teamwork hat man eine wirklich gute Projektmanagement Software mit sehr vielen Möglichkeiten. Bereits in der kostenlosen Version kann man einen guten Eindruck von Teamwork bekommen.

Registriere dich kostenlos bei Teamwork Projektmanagement.

Zeiterfassung

Generell ist Zeiterfassung richtig und wichtig. Das Thema ist recht weitreichend und daher werden wir wohl noch einen ausführlichen Artikel dazu verfassen. Man sollte aber die Zeiterfassung konsequent durchführen und vor allem immer direkt und nicht am Ende des Arbeitstages. Es gibt verschiedene Arten und Tools für die Erfassung deiner Zeiten. Ich empfehle da gern mite.yo.lk oder ClockingIT. Aber eine Excelliste kann das gleiche, wenn man gut organisiert ist. So steigt der Überblick und man kann sich mit festen Stundenkontingenten ideal organisieren. So lässt sich auch überprüfen ob deine Zeitplanung gut ist und ob du eventuell optimieren kannst.

Dies gelingt allerdings nur, wenn du dir einen festen Kontrolltermin setzt.

Weekview Planner

Ich verwende jetzt seit Anfang 2018 diesen Planer. Am Anfang ist es für mich etwas Gewöhnungsbedürftig gewesen, aber man kommt schnell in den Prozess und wächst daran ebenso schnell. Der Weekview Businessplaner ermöglicht neben dem einfachen Eintragen von Terminen auch das Anlegen von Zielen, Projekten und einem Zeitplan für jene. Aus meiner Sicht schafft dieser Planer Bewusstsein und den perfekten Überblick. Seitdem kann ich meine Zeiten noch besser einteilen und besser vorausplanen. Vor allem in Projekten und Kundenaufträgen. Ich wollte den Planer einfach ausprobieren. Durchaus hätte der Planer auch keinen Mehrwert bieten können und mich sogar behindern können. Das sollte man immer bedenken.

Pomodoro Technik

Ebenfalls seit einigen Monaten probiere ich mich in der Pomodoro Technik. Standardmäßig verwendet man Zeitfenster von 25 Minuten und macht danach eine 5-minütige Pause. Das wiederholt man 4 mal. Nach dem kompletten Durchlauf von 4 Feldern macht man eine lange Pause von 15-20 Minuten. In jedem Zeitfeld sollte man sich einer Aufgabe widmen. Es hilft, die Aufgaben vorher zu sortieren und zu definieren. So kann man die Aufgaben mit einem Haken versehen, wenn Sie fertig sind. Oder aber man versieht die Aufgabe mit einem X, wenn man weiter daran arbeiten muss. Die Pausen sind essentiell dafür gedacht aufzustehen, ans Fenster zu gehen oder generell etwas ablenkendes zu tun. Danach geht es wieder frisch ans Werk mit der nächsten Aufgabe. Das ganze kann man z.B. einfach über den Timer des Smartphones lösen, oder aber eine App wie „Focus Keeper“ nutzen.

Ablenkungen abschaffen

Die meisten haben Benachrichtigen für den Eingang einer E-Mail auf dem PC aktiviert. So zeigt einem das Mailprogramm immer die neuesten Eingänge. Oder aber das Smartphone steht in einem Dock vor dem Monitor. Ständig leuchtet es auf und zeigt die Vorschau auf Nachrichten, WhatsApp oder ähnliches. All das führt unweigerlich zu Ablenkungen und reißt einen aus der Arbeit. Das führt dazu das man seiner Aufgabe nicht mehr richtig folgen kann. Aus dem „nur mal kurz nach der neuen Nachricht schauen“ wird schnell ein unproduktiver Arbeitstag.

Daher sollte man Benachrichtigungen von Mails und Co. am Arbeitsplatz abschalten. Natürlich nicht gleich alle Mails ignorieren, sondern in Regelmäßigen Abständen durchsehen und beantworten. Daraus kann man zum Beispiel direkt ein Pomodoro Zeitfenster machen. Auch der Stressfaktor sinkt damit und man kann wirklich produktiv seine Aufgaben erledigen.

Sogar Ablenkungen unter 3 Sekunden führen dazu das bis zu 50% mehr Fehler bei der Arbeit gemacht werden. Außerdem reißen einen die Ablenkungen aus der Produktivität und verhindern ein konsequentes verfolgen von Aufgaben.

Wer kennt diese These ebenfalls? Wer kann uns mit der Quelle helfen? 😉

Momentum – Browser Extension

Um sich selbst ein bisschen ins Gewissen zu reden wenn man mal wieder ziellos rumsurft oder die Sozialen Netzwerken durchklickt, kann man sich Momentum als Chrome Extension installieren. Das Plugin erinnert einen daran das man gerade eigentlich produktiv sein möchte und seine Arbeit erledigen sollte. Für Menschen die generell mit dem Internet arbeiten und mittels Browser recherchieren oder ähnliches ist das Tool sicher wenig zu empfehlen. Generell ist der Ansatz aber gut immer daran erinnert zu werden das man gerade etwas anderes tun „möchte“.

Momentum für Chrome

Momentum für Firefox

Ein Beispiel-Arbeitstag

Mein persönlicher Arbeitstag beginnt um 08:00 Uhr morgens. Nachdem ich schon eine Stunde an der frischen Luft war und den Hund in die HundeKita gebracht habe. Vorteil: Frisch in den Tag gestartet mit Bewegung.

• 08:00 – Kaffee machen, Rechner aus dem Sleep holen, Büro lüften (!!)
• 08:10 – Ich starte meinen ersten Task-Block (50min) und beginne mit den Prio A Tasks. Die Liste ist meist ordentlich gefüllt.
• 09:00 – Kurze Pause (5min) mit frischer Luft am Fenster oder Balkon (wenn vorhanden) – neuer Kaffee.
• 09:05 – Mein zweiter Task-Block startet. Meist habe ich die ersten Aufgaben meiner Prio A abgeschlossen, bin aber keineswegs mit dem wichtigsten fertig. Ich streiche Grundsätzlich ab, was erledigt ist. Das hilft der Übersicht und abhaken/abstreichen macht glücklich 😉
• 09:55 – erneut kurze Pause (5min) mit frischer Luft und neuem Kaffee. 😉
• 10:00 – Erst jetzt nehme ich mir Zeit für meine E-Mails, Rechnungen schreiben, abrechnen etc. Um einfach jetzt was anderes zu machen, wechsle ich jetzt die Aufgabengebiete. Ich versuche auch jetzt erst mal wieder auf mein Smartphone zu schauen und Nachrichten zu checken. Generell aber Fokus auf Mails etc. Also Prio B.
• 10:50 – und wieder eine kurze Pause um den Kopf zu lüften 😉 Ich steige aber nun auf Tee oder Wasser um.
• 10:55 – Mein vierter Task-Block beschäftigt sich dann erstmal mit ein paar B und C Tasks. Das liegt bei mir einfach daran, dass meine Konzentration etwas schwindet in Richtung Mittag. Daher jetzt etwas leichtes und kleines. Das hilft.
• 11:45 – Ich mache eine große Pause (25min) und esse etwas. Auch hier der Versuch sich keine schwere Kost zu gönnen. Also sollte es nicht unbedingt eine ganze Haxe sein um den Hunger zu stillen. Natürlich auch hier gern wieder frische Luft und vor allem etwas anderes machen als mit dem Handy rumsitzen oder am PC etwas tun.
• 12:10 – Meist kommt jetzt noch irgendwas durch Mails vom Vormittag dazu und muss vielleicht sofort erledigt werden. Meist ist die Zeit nach dem Mittag so ein bisschen der Problemlöse-Task-Block.
• 13:00 – Pause
• 13:05 – Block Nr. 6 – Ich plane jetzt schon den folgenden Tag um das später nicht zu vergessen oder zu schieben. Sonst habe ich am nächsten Tag keine Prioritäten und muss am morgen erledigen. Da vergisst man dann sicher etwas.
• 13:55 – Pause
• …

Ich denke, die Struktur ist klar. Ich mache meistens 7-9 Task-Blöcke am Tag. Die letzten Blöcke verschiebe ich ab und an auch gern auf den Abend. Zum Beispiel, wenn ich zwischendurch noch einen Termin habe. Da vermeide ich Prio A Aufgaben, da die Produktivität nicht mehr so gegeben ist. Man hat ja auch ein Familienleben. Auf der Couch lässt sich am Abend auch ein bisschen Kleinkram auf dem Laptop oder Smartphone erledigen.

Vergesst trotz allem bitte nicht euch selbst und eurer Familien-/Freizeitleben. Ihr braucht diese Energieschübe durch Freitag und Familie!